Quản lý Tệp (File) trong công việc hằng ngày rất quan trọng đối với Đạt. Trước đây, Đạt hay gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý Tệp (File): mất hoặc không nhớ đã để Tệp (File) ở đâu trong hệ thống; chọn lọc, sao lưu Tệp (File) tốn rất nhiều thời gian, do số lượng Tệp (File) khổng lồ; dẫn đến giảm hiệu suất làm việc, do dành quá nhiều thời gian cho việc rà soát, tìm kiếm.
Đạt sẽ đưa ra các yếu tố quyết định cho một quy trình quản lý tệp (File) khoa học và hiệu quả:
-
Đặt tên cho Tệp (File).
-
Trực quan nội dung Tệp (File).
-
Thủ thuật tìm kiếm Tệp (File).
Hãy bắt đầu mọi thứ bằng việc tạo ra một mã ký tự riêng cho từng dự án.
Ví dụ:
Khi thực hiện dự án cho khách hàng có tên là Phê La, Đạt lấy các chữ cái đầu tiên, thuộc các từ trong tên dự án làm mã dự án, vậy ta có: PH (Phê) + L (La) = PHL. Tương tự, với dự án The Cocoon Vietnam, Đạt sử dụng TCV hoặc COV để dễ dàng nhận diện dự án với mã ký tự trên
Lưu ý: Mã ký tự của dự án nên chỉ cần 3 đến 4 ký tự, đừng quá nhiều sẽ dẫn đến khó nhớ và rối mắt.
Tuân thủ những quy tắc này sẽ tạo một thói quen tốt trong việc định hình tư duy quản lý công việc, cũng như giúp bạn bước đầu làm mọi thứ ngăn nắp hơn.
01. Đặt tên cho Tệp (File).
Ngày 30 tháng 5 năm 2024 - Đạt đang thiết kế một hình đại diện (Thumbnail Design) cho bài viết này, thuộc dự án "chia sẻ kỹ năng làm việc sáng tạo" (Creative Skill Sharing).
Cấu trúc đặt tên của Tệp (File) sẽ như sau:
MãKýTự_HạngMụcThiếtKế_NămThángNgày
Như vậy, với thủ thuật trên, Đạt sẽ đặt tên Tệp (File) này là:
CSS_ThumbnailDesign_24MAY30
Chú thích:
-
Mã ký tự: CSS (Creative Skill Sharing)
-
Hạng mục thiết kế: Thumbnail Design
-
Năm Tháng Ngày: 24 (2024) + MAY (Tháng 5) + 30 = 24MAY30
Lưu ý: Mỗi từ được viết liền nhau (Không dấu), nhưng mỗi cụm từ cách nhau bởi một dấu gạch nối (_).
02. Trực quan nội dung Tệp (File).
Với số lượng Tệp (File) khổng lồ mỗi ngày, việc nhận biết và phân biệt được cái nào "gần" nhất (Recent Files) thật sự rất quan trọng. Ngoài việc đặt tên một cách khoa học, thì cần thêm tính trực quan. Khi đó, chỉ cần nhìn lướt Tệp (File) trên hệ thống là có thể tìm được những gì đang cần.
Mẹo nhỏ:
Hãy để những thành phần thay đổi, hoặc mới nhất, ở vị trí Artboard* đầu tiên trong Tệp (File) thiết kế Adobe Illustrator - Ai (Hình.02a).
Khi đó, hệ điều hành sẽ cho ta xem trước nội dung bên trong Tệp (File) mà không nhất thiết phải mở nó lên (Hình.02b).
03. Thủ thuật tìm kiếm Tệp (File).
Những tình huống tìm kiếm hay gặp, khi Đạt cần rà soát lại những Tệp (File) của mình trong lúc làm việc.
Tìm kiếm tất cả các Tệp (File) thuộc dự án Creative Skill Sharing:
Gõ trên thanh tìm kiếm: CSS (Hình.03a)
Tìm kiếm những Tệp (File) được thực hiện vào tháng 5/2024 (Không quan tâm là thuộc dự án nào):
Gõ trên thanh tìm kiếm: 24MAY (Hình.03b)
Tìm kiếm những Tệp (File) thuộc dự án Creative Skill Sharing, được thực hiện vào ngày 29/5/2024:
Gõ trên thanh tìm kiếm: CSS 24MAY29 (Hình.03c)
Tìm kiếm tất cả Tệp (File) thuộc dự án Creative Skill Sharing, của hạng mục thiết kế Thumbnail:
Gõ trên thanh tìm kiếm: CSS ThumbnailDesign (Hình.03d)
Dựa trên những chia sẽ về kinh nghiệm quản lý Tệp (File) này, Đạt hy vọng có thể giúp các bạn tự xây dựng một hệ thống quản lý cho riêng mình, chủ động hơn trong việc tìm kiếm, tiết kiệm thời gian hơn và tránh tình trạng mất Tệp (File).
Đạt Đỗ.